Réussir sa soirée ne se limite pas à réunir ses invités ou attirer du public… Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils pour éviter les mauvaises surprises et surtout pour que vos convives repensent à ce moment comme un évènement inoubliable !
Sur Nice, Cannes et Monaco, les évènements privés sont une institution alors ne négligez pas les détails pour tirer votre épingle du jeu.
1- Accueil
Mettez à l’honneur vos invités en les accueillant personnellement pour qu’ils se sentent à l’aise. L’art de recevoir passe par des gestes simples en allant tout simplement vers l’autre pour le saluer et lui indiquer qu’il est le bienvenu.
2- Liste des invités
Si votre événement est ouvert au public, il vous faut accepter un nombre maximum de personnes et filtrer pour avoir un équilibre entre les hommes et les femmes. Dans le cas d’un évènement privé, nous vous conseillons d’établir une liste d’invités. Cette dernière vous permettra de cibler votre lieu de réception et les besoins, ce qui vous évitera de perdre du temps dans vos recherches.
3- Une soirée à thème
Choisissez un thème (White party, Années 80’…) pour votre soirée, c’est un fil conducteur qui vous aidera à mettre en place votre événement (décoration, musique, ambiance lumineuse…) tout en sollicitant l’intérêt de vos invités. En se projetant pour coller au thème, ils se prépareront à passer un bon moment… Le jour J, ce sera à vous de ne pas les décevoir !
4- Choix du lieu
Préférez une salle facile d’accès et pas trop éloignée du lieu de vie de vos invités si possible. Le département des Alpes-Maritimes/06 regorge de magnifiques lieux de réception. Ne découragez pas vos convives en réservant une salle à 100 km de Nice, dans l’arrière pays avec un chemin sinueux. Faites un comparatif de plusieurs salles avec leurs prix, leurs conditions et les éventuels partenariats avec des prestataires événementiels.
5- L’ambiance lumineuse
Sublimez votre évènement en créant une ambiance féerique et festive autour de votre thème grâce à la lumière. En fixe pour mettre en avant l’architecture de votre lieu de réception et/ou en dynamique pour accompagner la musique sur le dancefloor. Appuyez-vous sur un professionnel pour réaliser vos envies.
6- Une sonorisation de qualité
Vous avez tout intérêt à bien sonoriser votre lieu si vous voulez que votre soirée soit une réussite. Il faut un son clair, suffisamment de basse pour marquer la présence et une diffusion bien répartie pour que tous les espaces soient couverts… Faites confiance à votre prestataire !
7- La communication
La réussite de votre soirée dépend de la présence du public visé. La communication a pour but d’annoncer mais également de promouvoir votre évènement que ce soit pour un mariage, une soirée d’entreprise, un diner de charité ou autre. La stratégie de communication (papier, e-mail, réseaux sociaux, médias) diffère selon le type d’évènement organisé et doit être mise en place plusieurs mois à l’avance.
8- Un Dj à la hauteur
Le Dj est l’élément clé de votre soirée car c’est lui qui donne le rythme et fait en sorte que votre dancefloor soit bien rempli ! N’hésitez pas à consulter notre article Bien choisir son Dj pour vous aider dans vos recherche.
9- Les sons incontournables pour lancer votre dancefloor
Démarrer une soirée paraît simple mais ce n’est qu’une apparence ! Si vous avez bien choisi votre Dj, vous n’aurez pas à vous soucier de cette partie. Si la diffusion est à votre charge, nous vous conseillons de préparer vos playlists en amont. Inspirez-vous de notre sélection les « 10 musiques qui bougent pour lancer votre soirée« .
10- Technique du son et de la lumière
Faites appel à un prestataire en sonorisation et éclairage pour répondre correctement à ce besoin et éviter les mauvaises surprises. Des sociétés, comme la notre pourront mettre à votre profit leurs connaissances et savoir-faire pour réussir votre soirée.
11- Le photobooth
Offrez un moment de dérision à vos invités afin qu’ils puissent se lacher grâce à cette animation complètement autonome. Cette activité permettra à vos convives de se rapprocher et de garder de très bons souvenirs de votre soirée.
12- Animation artistique
Pensez à l’intervention d’un artiste pour donner de la dynamique et de l’élégance à votre événement. Tout est une question de budget mais si vous pouvez vous le permettre, c’est le genre de touche qui fait forte impression !
13- Votre budget
En général votre budget n’est pas illimité alors pensez à bien répartir votre enveloppe sur les points les plus importants et utilisez ce qu’il reste pour peaufiner votre soirée.
14- Les autorisations
Vendre de l’alcool nécessite d’être titulaire d’une licence alors pensez à anticiper ce besoin ! En général, les traiteurs et les lieux de réceptions ont les moyens de répondre à ce problème.
15- La sécurité
Accueillir du public est une lourde responsabilité pour l’organisateur de l’évènement. La sécurité à l’entrée peut être assurée par une société spécialisée et pour le reste (garde-corps, évacuation, extincteurs…) nous vous conseillons de bien vous renseigner sur vos obligations. Des sites comme « Monte ta soirée » par exemple abordent ce sujet, ce qui vous aidera dans vos démarches.
16- Le light jokey
Vous voulez mettre le feu à votre dancefloor alors n’hésitez pas à faire appel à un light jokey pour accompagner votre Dj et transformer votre réception en une véritable discothèque. Rapprochez-vous de votre prestataire en sonorisation et éclairage pour voir ce qu’il peut vous proposer.
17- Les commodités
Apportez du confort à vos convives pour leur donner envie de se déplacer à votre évènement mais également pour qu’ils se sentent à l’aise et restent jusqu’au bout de la nuit. Pour réussir sa réception, il faut donc penser au moyen de transport pour accéder au lieu (personnel, public ou navette), au stationnement sur place (parking, service voiturier…), à la mise en place d’un vestiaire (gratuit si possible) et aux toilettes bien évidement.
18- Alimentation
Que vous ayez prévu un diner ou pas, nous vous conseillons d’offrir un moment convivial et gourmand à vos convives grâce à des amuses-bouches, des coupelles de bonbons ou des plateaux de fruits. Cela réveille les papilles et donne de l’énergie, la recette du succès en quelque sorte !
19- Éviter les ennuis
Si vous organisez l’évènement chez vous ou dans une salle proche d’habitations, prenez les devants en vous assurant que votre voisinage supportera les nuisances sonores.
20- Fin de soirée
Prenez le temps de remercier vos invités et souhaitez leurs un agréable retour. Pour limiter les risques liés à l’alcool au volant, vous pouvez également proposer des éthylotests jetables et un service d’aide au retour à domicile par le biais d’un taxi ou VTC.
Pour conclure…
Nous espérons que cet article vous aidera dans la réalisation de votre projet. Ce n’est pas évident de réussir sa soirée surtout si c’est la première fois que vous organisez un tel événement alors inspirez-vous de ces conseils et n’hésitez pas à consulter d’autres blogs à ce sujet de manière à ne rien laisser de côté.
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