Organiser un évènement d’entreprise

Avr 7, 2020 | Articles à la une, Blog, Organiser votre évènement

Bien organiser un évènement d’entreprise

Que vous souhaitiez ou soyez désigné, pour organiser un évènement d’entreprise, demande de la réflexion et une bonne organisation. En effet, la logistique technique et humaine sont importante, il ne faut négliger aucun détail. C’est peut être la première fois que vous devez relever un tel défi. Prestataire technique évènementiel depuis plus de 10ans dans tous le 06 – Alpes-maritimes, nous sommes là pour vous épauler, alors ne paniquez pas et inspirez vous de nos conseils.

Définir le type d’évènement

Pour bien organiser un évènement d’entreprise, il vous faut dans un premier temps définir le type d’évènement que vous souhaitez mettre en place car c’est lui qui va définir les besoins. Un boutique souhaitant présenter le lancement de sa nouvelle montre n’aura pas autant de besoin qu’une soirée d’entreprise de 300 personnes . Il existe de nombreux formats: Cocktail, repas, conférence, team-building, soirée du personnels… Les besoins étant directement liés au budget, il faut travailler par étapes afin de budgétiser chaque partie de cet évènement:

  • Date et lieu de réception
  • Choix du traiteur
  • Choix du DJ’s
  • Evaluation des besoins techniques (sonorisation, lumière, video…)
  • Animation

Choisir une date et un lieu de réception

Pour cette étape, il est important de bien anticiper les recherches, si possible 8 mois à l’avance afin d’avoir du choix et de la disponibilité. Organiser un évènement d’entreprise est une lourde responsabilité. De nombreuses personnes à tous les niveaux de la hiérarchie comptent sur vous !

La date est importante car il faut que le public visé soit présent par envie et non par contrainte. Nous vous conseillons vivement des dates hors week-end et vacances scolaires. Il est préférable de faire ce type d’évènement en semaine et si possible, le jeudi car ce jour est très apprécié en général dans les entreprises.

En ce qui concerne le lieu, plusieurs critères sont à prendre en compte, notamment la capacité d’accueil, votre budget, la situation géographique (accès, logistique…), hébergement sur place et/ou aux alentours, personnels et matériels à disposition. Le plus important bien évidement est la capacité d’accueil. Il va falloir évaluer l’espace par rapport aux nombres d’invités. Il est inutile par exemple de louer un espace disposé à accueillir 500 invités si vous n’êtes qu’une cinquantaine. Vous risquez de renvoyer une mauvaise image si l’on constate que votre lieu parait vide.

Votre budget va également déterminer vos champs de possibilités. S’il est extensible, vous pourrez vous tourner vers des lieux d’exception et la région PACA, de part son histoire et sa localisation en regorge, par exemple, “Le Domaine des comtes de la Bordina “, ” Le Park Lenotre” et bien d’autres…
Des sites, comme “1001salles” ou “ABCsalles” par exemple vous proposent également de l’aide dans votre recherche afin d’adapter votre budget à votre salle.

Choisir un traiteur

Le choix du traiteur n’est pas à négliger car au-delà de la cuisine, il participe lui-même ainsi que son équipe à chaque étape de votre évènement d’entreprise. Pour un évènement réussi, assurez vous de sa notoriété, de son professionnalisme tant au niveau gustatif qu’au niveau de la tenue et de la discrétion de son personnel. Le bouche à oreille fonctionne très bien pour faire ce choix, les retours sur internet également. Certaine salle propose même ce service en interne ou en “traiteur référencé”, ce qui, bien que parfois contraignant, assure une meilleure qualité de service de part la connaissance du lieu et des équipements.

Pour faire ce choix, il vous faudra donc:

  • Déterminer les besoins en fonction de la nature de l’évènement (cocktail, amuse-bouche, repas et bar).
  • Fixer un budget pour ne pas empiéter sur les autres points clés de votre évènement.
  • Demander s’il propose des ateliers pour répartir les collaborateurs s’ils sont nombreux.
  • Avant de valider, vous pouvez demander une dégustation. La plupart des traiteurs le propose alors si ce n’est pas le cas, n’hésitez surtout pas à le faire car vous pourrez juger de son sérieux et de la qualité de sa cuisine.
  • Aborder tous les points en suspens comme son apport en équipement (tables, vaisselles, nappes…), sa capacité en terme de nombre d’invités au cas où cela varie, son heure d’arrivée sur les lieux, ce que comprends le devis (service à table, droit de bouchon…)

Choix du DJ

Il est évident que l’importance du Dj’s va varier en fonction du type d’évènement. Il peut ne pas être nécessaire pour un cocktail mais essentiel pour une soirée d’entreprise. Choisir son DJ repose sur plusieurs critères. Nos conseils en tant que prestataire évènementiel sont les suivants:

  • Choisir un professionnel pour éviter les mauvaises surprises. C’est son métier, il prépare ses évènements et sait répondre à la demande
  • S’assurer de son sérieux en le rencontrant pour voir s’il mesure les enjeux de votre évènement.
  • Demander à voir des vidéos ou des liens vers son site s’il en possède un.

Voir notre article : BIEN CHOISIR SON DJ

Répondre aux besoins techniques

Tout comme certains lieux de réception qui proposent leur traiteur, les sociétés d’évènemetiel proposent généralement de répondre à vos besoins techniques en termes de Sonorisation, éclairages et audiovisuel. Nous vous conseillons fortement cette solution qui sécurise encore une fois le déroulement de votre évènement, c’est un gage de réussite et de qualité!

La sonorisation

Bien qu’essentielle au bon déroulement d’un évènement, certaines personnes font le choix de ne pas accorder suffisamment de budget à cette partie ou même d’installer le matériel eux-même et diffuser une playlist. C’est une grave erreur et lorsqu’ils s’en rendent compte, malheureusement il est souvent trop tard pour revenir en arrière!

En passant par un prestataire pour la sonorisation et l’éclairage, comme Mita Music  par exemple, vous êtes sûr de ne plus vous soucier de la partie technique.
Selon le nombre d’invités et l’espace (intérieur, extérieur, hauteur de plafond et longueur de la salle), le professionnel :

  • Évalue la quantité d’enceintes à installer et leur disposition.
  • Prend à charge la responsabilité des micros pendant les discours.
  • S’assure que l’installation électrique supportera son utilisation pendant l’évènement.
  • Met à disposition du matériel haut de gamme (qualité et fiabilité irréprochable) comme RCF, Shure, Yamaha.

L’éclairage

Selon sa définition, « l’éclairage est l’ensemble des moyens que l’homme met à sa disposition pour doter son environnement d’une source lumineuse nécessaire à la réalisation de son activité… »
Il arrive souvent en dernière position dans l’ordre des priorités mais il va pourtant de paire avec la sonorisation. Ne pas prêter d’attention à cette partie peut gâcher votre évènement ! Un chemin d’accès mal éclairé est une source d’accident, une terrasse manquant d’éclairage et ce sera des convives qui dinent dans l’obscurité, un éclairage dancefloor mal adapté  est le risque d’avoir une piste de danse vide car la lumière ne sera pas dynamique et pas assez tamisée.

Si il est bien maitrisé et là une fois de plus, il est fortement conseillé de passer par un professionnel, l’éclairage va venir peaufiner votre évènement. Une belle mise en lumière des extérieurs, de votre espace cocktail met rapidement vos invités dans une ambiance féérique et festive. La lumière met en avant l’architecture mais sert à marquer les moments clés de votre évènement, l’importance de votre discours ou de votre hiérarchie (et là pas le droit à l’erreur!). Si votre budget vous le permet, la présence d’une personne dédiée à la gestion de l’éclairage “Light Jockey” est fortement recommandée pendant l’évènement.

Audiovisuel et autres

Pour présenter un bilan de fin d’année, faire des rappels de discours dans la salle, animer une conférence… Vous aurez besoin de matériel audiovisuel. Selon le nombre de participant, il vous faudra évaluer la taille et la quantité d’écran afin que tout le monde puisse voir ce qu’il se passe. Le choix de votre prestataire est important. Pour ce type d’évènement, cela nécessite des connaissances pour les branchements et la récupération du son, une logistique humaine pour la coordination. Tout ceci nécessite un budget, c’est pour cela qu’il est judicieux que vos besoins techniques soient gérés par un seul prestataire si possible bien sûr. Vous obtiendrez une meilleure remise en jouant sur la quantité.

Vous pouvez également diminuer les coûts en utilisant une scène pour surélever vos intervenants et vos écrans. Cela vous évitera de faire des rappels dans la salle.

L’animation de votre évènement d’entreprise

C’est un point important losque vous organisez un évènements d’entreprise car il permet aux collaborateurs de participer et de se sentir impliqué. Vous pouvez faire appel à des intervenants comme des musiciens ou des magiciens par exemple. Vous pouvez également vous servir de vos prestataires qui souvent proposent eux-mêmes des animations. Votre prestataire de sonorisation et d’éclairage peut vous proposer des soirées à thème (Fluo, retro…), le lieu de réception peut proposer une activité golf comme le Domaine de Terre Blanche, le traiteur, un stand de cuisine ou cocktail moléculaire comme le fait -196° Évènements…et bien d’autres possibilités!

En conclusion

Organiser un évènement d’entreprise n’est pas une mince affaire vous l’aurez compris.

Donc, pour résumer de manière générale, il faut:

  • Bien anticiper vos recherches pour avoir du choix et de la disponibilté;
  • Définir le type d’évènement (format, durée, activité prévu…);
  • Définir un budget et le répartir de manière équilibrer sur chaque étape de votre évènement;
  • Sélectionner vos prestataires en vous s’assurant de leur réputation grâce aux avis internet et au bouche-à-oreille;
  • Demander plusieurs devis pour trouver le meilleur rapport qualité/prix;
  • Planifier précisement la totalité de votre évènement, l’imprimer et en donner une copie à chacun de vos prestataires;
  • Rester en contact avec eux et à leur écoute;
  • Le jour J: Bien suivre et “faire suivre” votre planning.

En espérant que nos conseils vous seront utiles, nous vous souhaitons pleine réussite dans votre projet. Pour toutes questions ou demande de devis via nos services, veuillez vous rendre sur la page CONTACT de notre site. Nhésitez pas également à vous abonner à notre NEWSLETTERpour suivre nos prestations, nos offres, notre matériel, nos aventures…

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